Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Merancang aplikasi sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) bisa dilakukan secara mandiri oleh pihak rumah sakit melalui tenaga IT profesional tanpa harus membeli dari perusahaan pengembang perangkat lunak komersial. Membuat perancangan sistem untuk SIMRS secara tertulis memang jarang dipertanyakan baik oleh pihak manajemen itu sendiri ataupun pihak peninjau seperti lembaga akreditasi atau dinas kesehatan setempat. Walaupun demikian, dokumen perancangan ini sangat bermanfaat untuk pihak IT di masa depan apabila dibutuhkan pengembangan lebih lanjut. Tentunya membuat Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) memiliki manfaat besar bagi pihak rumah sakit karena biaya yang dibutuhkan jauh lebih rendah dibandingkan harus membeli. Alternatif lainnya pihak rumah sakit sebetulnya bisa mempergunakan aplikasi SIMRS gratis (Open Source) dengan tanda kutip SDM pengguna harus sudah menguasai cara mengoperasionalkannya.

Dengan mengembangkan aplikasi secara mandiri pihak rumah sakit memiliki keuntungan dalam hal pengembangan yang dinamis dimasa depan, memiliki hak pengguna tanpa batasan, bersifat dinamis dan dapat menyesuaikan dengan kebijakan manajemen serta membutuhkan biaya yang jauh lebih rendah. Hanya ada satu kelemahan dari pengembangan aplikasi secara mandiri, yaitu pihak rumah sakit harus bersabar karena waktu yang dibutuhkan lebih lama. Hal tersebut bukan tanpa alasan karena pihak IT harus melakukan observasi dan riset terlebih dahulu sebelum memulai melakukan pembuatan. Dengan alasan itulah maka pada kesempatan kali ini saya akan berbagi mengenai perancangan lengkap SIMRS yang sudah saya buat selama kurang lebih 4 (empat) tahun ini sehingga dapat membantu pada IT rumah sakit membuat perancangannya sendiri.

Alur Pelayanan dan Penyimpanan Data

Untuk memahami sistem yang akan kita buat maka perlu juga diamati proses alur pelayanan hingga penyimpanan data yang terjadi secara real. Kita gambarkan dengan sederhana sebagaimana yang terjadi di dunia nyata, yaitu dimulai ketika pasien pertama kali datang dan melakukan pendaftaran. Untuk memperjelas prosesnya saya gambarkan sebagai berikut:

Alur Prosedur Pelayanan dan Penyimpanan Data

 

1. Pada proses nomor 1 (satu) pasien datang pada petugas pendaftaran. Tahapan ini merupakan tahapan absolut dimana semua proses diawali oleh pendaftaran pasien. Apabila pasien merupakan pasien gawat darurat maka proses pendaftaran bisa diwakilkan oleh pihak yang mengantar pasien tersebut, namun apabila pasien datang seorang diri maka pencatatan pendaftaran bisa dilakukan setelah pasien stabil. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kehilangan data pasien karena terlewat.
2. Tahap berikutnya adalah tahapan pengumpulan berkas, dimana petugas pendaftaran meminta berkas identitas pasien sebagai vlangkah validasi yang menunjukan bahwa pasien bersangkutan adalah pemilik sah dari surat/berkas identitas tersebut. Proses pengumpulan berkas ini melibatkan berbagai form yang disesuaikan dengan pelayanan kesehatan yang diberikan. Tidak sebatas sampai disitu, status pemeriksaan pasien pun harus disatukan dalam paket berkas yang sama agar tidak tercecer.
   
3. Tahap berikutnya pada nomor 3 (tiga) merupakan penyimpanan data kondisi kesehatan pasien yang dilaporkan oleh tenaga kesehatan. Berkas tersebut juga sama disatukan dengan berkas-berkas tadi.
4. Tahapan ke 4 (empat) adalah tahapan dimana petugas rekam medis menyimpan data analog menjadi data digital dalam server database. Melalui sistem maka kita bisa membuat/merancang sedemikian rupa agar setiap data yang diinput selalu memiliki cadangan (backup) untuk emngurangi resiko kehilangan data karena kerusakan.
5. Tahapan terakhir ke 5 (lima) adalah proses pelaporan. Petugas melakukan proses shorting dan analisa kemudian dilaporkan pada pihak-pihak yang berwenang.
   
   
   

Merancang Flowmap Akses Fitur Oleh User SMRS

Menurut  Pendapat Meza Silvana et all (2015) Flowmap disebut juga dengan istilah block chart atau Flow Of Document (FOD) artinya bagan alir, merupakan gambaran secara grafik dari langkah-langkah, uraian, proses dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowmap akan lebih efektif apabila digunakan untuk menggambarkan dan mendefinisikan proses maupun prosedur padasebuah organisasi. Flowmap yang akan kita buat di gunakan untuk menggambarkan urutan prosedur/proses kerja yang terjadi di dunia nyata sehingga dapat dinotasikan untuk digunakan dalam pembuatan sistem. 

Untuk merancang secara spesifik, sebelumnya kita akan menentukan terlebih dahulu peta akses dan fitur agar masing-masing modul sistem pada aplikasi SIMRS tidak tumpang tindih dan mudah diatur dikemudian hari. Pada tahapan ini kita harus menyusun setiap level user yang kemungkinan membutuhkan akses pada sistem. Selain itu tentukan juga modul secara global yang akan kita buat nanti. Saya membuat 12 (dua belas) hak akses dengan ketentuan yang berbeda dan 14 (empat belas) modul utama yang saling terhubung. Lebih jelas dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Flowmap Aksesibilitas dan Modul Sistem

Berikut ini penjelasan dari gambar tersebut di atas:

1. Semua hak akses baik yang sudah melakukan login ataupun belum akan diarahkan pada modul home. Pada modul home ini kita bisa menyimpan informasi dasar seperti profil rumah sakit, dashboard pelayanan, jumlah pasien, dan informasi lain yang memungkinkan dipublikasikan tanpa membutuhkan akses.
2. Modul manajemen user merupakan kewenangan dari admin SIMRS itu sendiri, dimana pada modul ini terdapat fitur untuk melakukan pengelolaan user dari mulai menambahkan user baru, menghapus, merubah atau menentukan hak akses apa saja yang bisa kita kelola. Pada kenyataannya, kita bisa memberlakukan permohonan akses secara tertulis kepada tim IT dengan persetujuan direktur rumah sakit.
3. Referensi adalah fitur yang digunakan untuk mengelola informasi dasar yang berguna mempermudah user dalam mengakses berbagai informasi yang sudah ada. Referensi ini bisa kita isi dengan fitur pengelolaan data diagnosa ICD 10, nama-nama dokter yang bertugas, jadwal praktek dokter, data wilayah, data ruangan dan tempat tidur, serta data lainnya yang berhubungan langsung dengan operasional.
4. Modul master pasien merupakan modul yang mengatur terciptanya nomor rekam medis pasien dan menyimpan informasi sensitif identitas pasien. Modul ini merupakan halaman induk dari data pasien yang kemudian hari dapat digunakan untuk kebutuhan data dasar di modul yang lain.
5. Modul BPJS digunakan oleh petugas admisi untuk mengelola data informasi klaim pasien yang mempergunakan keanggotaan BPJS kesehatan. Pada halaman ini bisa dilengkapi dengan fitur pencarian status kepesertaan pasien dan sekaligus terhubung dengan aplikasi Vclaim dari BPJS tersebut melalui proses bridging. Apabila rumah sakit belum memiliki akses bridging dengan BPJS kesehatan maka pada fitur ini bisa hanya digunakan untuk menyimpan database penggunaan layanan BPJS saja.
6. Poliklinik disini merupakan pemisahan dari data master pasien yang menampilkan fitur tambah kunjungan pasien dengan tujuan rawat jalan. Menurut pengalaman saya fitur poliklinik bisa disertai pula dengan modul IGD/UGD dan masalah kunjungan lanjutan atau rujukan bisa disatukan dengan membuat menu baru pada halaman ini. pada modul poliklinik ini juga bisa dilengkapi dengan validasi jadwal dokter sehingga pendaftar mengetahui kapan harus melakukan kunjungan.
   
7. Sebagaimana halaman poliklinik, maka pada halaman rawat inap ini juga memiliki fitur yang hampir sama dimana pasien dengan tujuan rawat inap didaftarkan oleh petugas yang berbeda pada halaman yang berbeda pula. Halaman ini juga mempermudah pihak rumah sakit dalam melakukan pencarian pasien dengan tujuan spesifik. Pada halaman ini petugas dapat mengetahui secara langsung ketersediaan ruangan.
8. Modul laboratorium berfungsi untuk melakukan pencatatan pelayanan penunjang medis sekaligus mencatat hasil pemeriksaan pasien yang telah dilakukan. Pencatatan hasil laboratorium dilakukan pada halaman ini oleh petugas lab juga menyediakan fitur cetak dengan berbagai format (excel, pdf, html ataupun text). Beberapa pengembang juga menyediakan fitur pencatatan waktu pelayanan dari mulai pasien terdafar, pengambilan sampel, pemeriksaan hingga keluar hasil. Pencatatan tersebut  berguna untuk pihak manajemen mengetahui kualitas pelayanan dilihat dari kecepatan layanan.
9. Hampir sama dengan modul laboratorium pada poin sebelumnya, maka pada halaman modul radiologi juga memiliki mode dan fungsi yang sama. Pada halaman ini petugas radiologi dapat mencatat hasil pemeriksaan sekaligus melakukan upload image/gambar sehingga dokter radiologi bisa juga mengakses fitur ini.
10. Modul farmasi berfungsi untuk melakukan pengelolaan data obat yang tersedia, pengelolaan pembelian oba dari supplier, dan penjualan obat kepada pasien. Oleh sebab itu pada modul ini juga disesiakan fitur billing kasir yang terintegrasi dengan tarif layanan medis. Pengelolaan obat yang dilakukan pada modul ini meliputi pengelolaan data master obat, stok,harga, expire, batch number, identitas supplier dan frekuensi penjalan dan pembelian berdasarkan jenis/merek obat.
11. Beberapa modul yang sudah ada akan menyimpan data pada database dimana data tersebut juga bisa digunakan untuk membantu modul keuangan dalam melakukan shorting. Modul keuangan pada sistem informasi manajemen rumah sakit memiliki beberapa fitur utama yang sangat penting dan efektif membantu kinerjanya. Fitur keuangan ini terdiri dari subsistem modul kasir yang didalamnya sudah termasuk transaksi penerimaan, pembelian, utang dan piutang. Pelayanan kesehatan untukpasien umum yang melakukan pembayaran cash dapat dimasukan pada penerimaan kas, sedangkan pasien yang menggunakan BPJS bisa dimasukan pada pos piutang. Modul keuangan dilengkapi dengan fitur pembelian barang habis pakai dan inventory sehingga pada halman ini bisa disertai dengan pengelolaan ketersediaan barang. yang diakui sebagai harta.
12. Bagian promkes bertugas mengelola informasi yang bisa disampaikan pada publik sehingga masyarakat mengetahui berbagai informasi yang eksist pada rumah sakit tersebut. Informasi ini bisa berupa ketersediaan tempat tidur, jadwal dokter, pelayanan penunjang kesehatan, dan informasi pesan promosi dari rumah sakit pada masyarakat. Dengan menggunakan SIMRS melalui modul promkes ini maka mempermudah petugas dalam menyesuaikan informasinya dan melakukan pembaharuan.
13. Administrasi ruangan menyediakan informasi pasien terdaftar yang sedang dirawat inap berdasarkan kelas, ruangan dan kode tempat tidur. Pada modul ini juga petugas dapat melakukan pengelolaan data pembiayaan seperti pemberian obat, infus, oksigen, visit dokter dan lain-lain. Apa bila ada pasien yang akan pulang, petugas adru dapat melakukan check out melalui modul administrasi ruangan tersebut.
14. Laporan dapat diakses oleh direksi untuk mengetahui sejauh mana tingkat pelayanan dan produktifitas rumah sakit. Selain itu pada modul laporan juga menyediakan fitur shorting dan analisis data berdasarkan indikator pelayanan yang dibutuhkan oleh bagian rekam medis. Data tersebut bisa dibagi-bagi menjadi beberapa kelompok seperti shorting berdasarkan jenis pelayanan rawat jalan-rawat inap atau berdasarkan jenis pembayaran BPJS atau umum.
15. Modul setting disediakan untuk admin SIMRS atau juga untuk tim IT rumah sakit melakukan pengelolaan pengaturan sistem sedara dinamis. Pada modul ini tim IT bisa melakukan pemantauan log aktifitas pengguna, mengatur ukuran cetak secara gelobal.

Merancang Tampilan Antarmuka SIMRS

Perancangan antarmuka adalah suatu proses yang digambarkan secara kompleks, hal ini disebabkan karena sebuah tampilan antarmuka pengguna merupakan bagian kecil dari sistem yang akan dibangun oleh seorang programer dan dikendalikan oleh penggunanya nanti. Perancangan antarmuka merupakan tahap persiapan atau proses awal untuk rancang bangun sebuah implementasi sistem (Sabariah, 2009).

Sebagaimana yang banyak diungkapkan oleh teori, maka untuk melakukan perancangan/desain antarmuka SIMRS juga tidak lepas dari prinsip-prinsip perancangan tersebut. Menurut Deborah (1992) ada 14 (empat belas) prinsip perancangan antarmuka yang harus dipenuhi untuk menghasilkan sebuah desain yang sesuai.

1. Kompatibilitas Pengguna, yaitu untuk mengembangkan sebuah tampilan antarmuka aplikasi SIMRS sebelumnya harus dipahami terlebih dahulu pengetahuan psikologi dasar manusia. Khususnya untuk user aplikasi tersebut yang terdiri dari orang-orang dengan karakter dan latar belakang yang berbeda.
2. Kompatibilitas Produk, yaitu kesesuaian antara tujuan sistem dengan yang digunakan sehingga pengguna dapat mempergunakannya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Pada prinsip ini memungkinkan sistem menampilkan informasi yang seharusnya diterima oleh pengguna pada saat interaksi berlangsung. Ingatlah bahwa aplikasi SIMRS akan digunakan secara terus menerus seiring berjalannya proses bisnis rumah sakit sehingga dengan adanya prinsip ini bisa meningkatkan kemampuan proses tersebut.
3. Kompatibilitas Transisi dan tugas, yaitu desain antarmuka yang dapat diorganisir sesuai dengan transisi dan tugas pengguna itu sendiri. Pada prinsip ini rancangan antamuka SIMRS yang akan dibangun pada masing-masing modul dan subsistem harus disesuaikan dengan fungsinya.
4. Konsistensi, yaitu tampilan antarmuka yang dirancang secara konsisten sehingga menyajikan tampilan yang memiliki komitmen dan mudah diingat oleh pengguna. Rancangan antarmuka aplikasi SIMRS harus memiliki prinsip ini karena dengan aspek konsistensi maka dimasa depan aplikasi yang dibangun akan mudah dipelajari dan digunakan selanjutnya.
5. Kebiasaan, yaitu perancang antarmuka harus juga mempertimbangkan pola kebiasaan user untuk meningkatkan pengalaman kemudahaan pada saat menggunakan aplikasi SIMRS. Kebiasaan ini bersumber dari riset pengalaman pengguna yang menunjukan pola kebiasaan secara umum.
6. Kesederanaan, semakin sederhana sebuah tampilan antarmuka maka semakin mudah pula user menggunakan aplikasi tersebut. Kesederhanaan didasarkan pada penyederhanaan semua komponen yang disajikan tanpa mengurangi fungsinya.
7. Manipulasi langsung, artinya proses interaksi antara user dengan desain antar muka yang terjadi secara langsung tanpa melalui proses lanjutan. Hal ini berkaitan dengan gaya dialog, interaksi antara user dengan objek yang dilihatnya. Misalnya penggunaan hover pada CSS untuk button.
8. Kontrol, artinya kemampuan user dalam mengendalikan sistem. Pastikan bahwa desain antarmuka yang dirancang memungkinkan user secara penuh dapat mengendalikan sistem tersebut. Hal ini atas pertimbangan bahwa kecendrungan masnusia yang tidak mau berada pada kontrol mesin.
9. Tepat dalam penggunaan, yaitu perancangan antarmuka yang sesuai dengan fungsinya. Tampilan pada masing-masing modul baik tema, warna dan struktur harus sesuai dengan tema kerja dari proses sistem yang dijalankan sehingga dengan pertimbangan ini maka user akan dimudahkan pada saat berlangsungnnya proses.
10. Efisien dalam penggunaan, artinya perancangan antar muka harus memiliki mekanisme proses yang dapat mempersingkat waktu baik dalam hal tahapan yang dilalui maupun efisiensi besaran file yang digunakan. Tampilan yang sederhana akan mudah direload pada sebuah halaman sehingga meringankan kerja komputer pada saat digunakan.
11. Keamanan dalam penggunaan, artinya tampilan antar muka disertai dengan komponen validasi, pembatasan aktifitas yang tidak wajar dan antarmuka juga tidak menampilkan data sensitif yang tidak seharusnya ditampilkan.
12. Kesesuaian Fungsi, artinya bahwa tampilan antar muka yang ditunjukan pada user harus sesuai dengan maksud dan tujuan dari halaman tersebut. Setiap tombol, notifikasi dan form yang ditampilkan dapat disertai dengan keterangan text sesuai dengan fungsinya sehingga memperjelas apa yang ingin dilakukan user.
13. Mudah dalam mempelajari, artinya selain tampilan yang sederhana maka rancangan antarmuka juga dapat dipelajari dengan mudah. Setiap komponen yang ditampilkan satu-persatu dapat dipelajari dengan mudah oleh user. Hal ini ada kaitannya dengan mudah diingatnya suatu komponen yang ditampilkan.
14. Mudah diingat, artinya sistem yang baik akan menampilkan antarmuka yang mudah diingat. User memiliki pengalaman yang tidak mudah dilupakan. Hal ini bisa dilakukan dengan merancang tampilan yang memiliki komposisi warna, bentuk dan struktur yang eksklusif.

Sumber Pustaka:

• Deborah J. Mayhew, 1992, Principles and Guidelines in Software User Interface Design, Prentice Hall International.
• Pambudianto, 2019, Analisis dan Desain Perancangan Antarmuka Aplikasi Penjualan Makanan Sehat Pada RSI Jemursari Surabaya Dengan Metode Desain Sprint, Stikom, Surabaya.
  
• Meza Silvana et all,2015, Analisis Proses Bisnis Sistem Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas Kantor Regional II PT.Pos Indonesia, JURNAL TEKNOSI, Vol. 01.No. 01
• Sabariah Mika, 2009, Implikasi Performasi Profil Pengguna Terhadap Perancangan Antarmuka Perangkat Lunak, Majalah Ilmiah Unikom, Bandung. 

Download semua sumber pustaka tersebut di sini

Keterangan: Apabila ada yang berpendapat lebih atau ada yang ditanyakan mengenai perancangan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) silahkan utarakan di kolom komentar, usahakan gunakan/login ke akun gmail terlebh dahulu agar ada notifikasi ketika dapat balasan dari admin. Terima kasih!

Hampir sebagian besar rumah sakit di Indonesia sudah memanfaatkan teknologi komputer untuk membantu berbagai kegiatan dan proses manajemen yang berlangsung tiap harinya. Namun penggunaan perangkat komputer saja tidak cukup untuk menunjukan bahwa suatu rumah sakit telah menerapkan sistem yang baik. Dalam hal ini pemanfaatan teknologi komputer mengalami perluasan hingga ke ranah subsistem.

Perkembangan teknologi informasi memberikan implikasi positif bagi dunia kesehatan salah satunya adalah dampak pada mekanisme manajemen pengelolaan rumah sakit. Dengan adanya infrastruktur jaringan internet, pengembangan perangkat lunak dan perangkat keras (komputer) serta pengembangan pada sisi prosedural pengelolaan rumah sakit maka lahirlah sistem informasi rumah sakit (SIRS) yang terintegrasi. Salah satu contoh implementasi sistem informasi rumah sakit (SIRS) paling sederhana adalah implementasi pada modul rekam medis elektronik (Electronic Medical Record). Selain itu banyak lagi implementasi yang bisa dilakukan misalnya pendaftaran online, pendaftaran anjungan mandiri, pengelolaan keuangan, inventory, farmasi dan pengelolaan sumber daya manusia (SDM).

Hingga saat ini implementasi sistem informasi rumah sakit (SIRS) masih terus dikembangkan, baik secara mandiri oleh pihak rumah sakit, akademisi, lembaga non profit  ataupun oleh pengembang komersial sekalipun. Hal tersebut tidak lepas dari tingkat kemampuan rumah sakit yang bersangkutan dalam proses implementasi sistem. Masing-masing memiliki karakteristik manajemen yang berbeda sehingga pola pengembangan yang dilakukan pun tidak bisa disama ratakan.

Landasan Hukum Sistem Informasi Rumah Sakit

Pentingnnya sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) didasari juga oleh amanat Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Hakikatnya pemerintah telah mewajibkan setiap rumah sakit untuk melengkapi proses bisnisnya dengan sistem informasi terutama proses pencatatan dan pelaporan. Begitu juga berdasarkan PERMENKES Nomor 1171 Tahun 2011, Pasal 1 ayat 1 Tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, yang menyatakan bahwa setiap rumah sakit wajib melaksanakan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS). Landasan hukum tersebut menunjukan bahwa pemerintah sudah sangat seriu dalam menyediakan perlindungn hukum dan dorongan bagi semua fasilitas Kesehatan dan rumah sakit untuk mempergunakan potensi teknologi. Namun demikian pemanfaatan teknologi informasi hingga saat ini pun belum merata diseluruh rumah sakit disebabkan karena berbagai kendala seperti keterbatasan finansial, sumber daya manusia, infrastruktur telekomunikasi dan kompleksitas manajemen.

Dengan adanya landasan hukum yang jelas, seharusnya sistem informasi rumah sakit sudah dapat diimplementasikan oleh seluruh rumah sakit di seluruh nusantara. Namun demikian karena keterbatasan tersebut menyebabkan beberapa fasilitas kesehatan masih belum mampu melakukan pengembangan dengan baik. Salah satu solusinya adalah pemerintah harus segera melakukan pemerataan infrastruktur teknologi komunikasi beserta peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia (SDM) dalam bidang teknologi tersebut. Solusi lainnya adalah melibatkan seluruh stakeholder dalam bidang kesehatan dan teknologi informasi agar dapat mengembangkan sistem yang lebih efisien baik secara mandiri maupun komersial sehingga terjangkau oleh fasilitas kesehatan dengan standar yang terendah sekalipun.

Pengertian SIRS dan SIMRS

Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) adalah suatu aktifitas terstruktur yang berkaitan dengan proses pengumpulan data, pengelolaan, analisis, penyajia dan pengambilan keputusan oleh rumah sakit. Lebih lengkapnya sistem informasi rumah sakit (SIRS) adalah suatu tatanan yang berurusan dengan pengumpulan data, pengelolaan data, penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi serta penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit (Harsono, 2015). Sedangkan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) adalah sebuah sistem informasi yang dirancang untuk membantu kinerja manajemen rumah sakit dan perencanaan program kesehatan yang dilakukan dari mulai pengumpulan data hingga penyajian data yang mudah untuk dipahami semua departemen yang terlibat.

Berdasarkan dari kedua pengertian tersebut maka dapat dijelaskan perbedaan SIRS dan SIMRS, dimana keduanya dilihat dari penerapan proses bisnis yang lebih luas. Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dikaitkan dengan bidang yang lebih luas yang berhubungan dengan pemanfaatan teknologi sistem informasi untuk berbagai proses kebutuhan rumah sakit, sedangkan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) diterapkan pada objek bisnis yang lebih spesifik dari itu, dengan tujuan mencapai target implementasi.

Fungsi dan Manfaat Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Walaupun hanya sebagai media dan alat bantu dalam melaksanakan berbagai aktivitas manajemen Rumah sakit, sistem informasi rumah sakit (SIRS) juga mampu menjadi bidang divisi baru yang tidak bisa lepas dari keberadaan rumah sakit itu sendiri. Berikut ini merupakan fungsi dan manfaat sistem informasi rumah sakit baik untuk kelangsungan manajemen maupun masyarakat luas yang berinteraksi langsung.

1. Menjamin efisiensi penggunaan sumber daya oleh rumah sakit dengan menyediakan berbagai platform elektronik sehingga dapat menggantikan media analog pada sistem sebelumnya.  Contoh paling banyak dari implementasi proses bisnis ini adalah peralihan penggunaan media kertas menjadi sekumpulan file terenkripsi yang lebih efisien, aman dan tidak banyak memakan tempat. Selain itu penggunaan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) juga berpotensi menekan jumlah sumber daya manusia (SDM) karena sebagian besar pekerjaan sudah dapat ditangani oleh sistem yang dikembangkan.

2. Menjamin keamanan dan kerahasiaan data tanpa menghilangkan manfaat kemudahan aksesibilitas. Dengan menggunakan sistem yang baik, data dan informasi rumah sakit dapat dikemas secara ringkas, aman, mudah dibagikan dan mudah diakses oleh pihak yang berwenang. Ini mungkin merupakan fungsi yang cukup sulit dikembangkan karena selain informasi harus tetap bersifat rahasia namun juga harus tetap dapat dibagikan secara mudah kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

3. Meningkatkan akurasi dan mengurangi resiko kesalahan pencatatan data pasien. Melalui sistem yang baik maka dibutuhkan validasi pencatatan berlapis-lapis untuk memperoleh hasil informasi yang akurat. Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) dirancang untuk mengurangi resiko terjadinya kesalahan yang biasa dilakukan oleh petugas (user) tanpa menghilangkan kecepatan pencatatan itu sendiri.

4. Sebagai alat yang memberikan informasi dan rekomendasi dalam pengendalian biaya operasional. Sebuah sistem rumah sakit yang baik, memberikan kemajuan dalam hal mitigasi anggaran yang merepresentasikan kesehatan finansial rumah sakit. Dengan adanya sistem informasi rumah sakit maka proses pengendalian anggaran dan biaya akan berlangsung dengan mudah dan mendapatkan rekomendasi yang tepat untuk memutuskan alokasi dana yang tepat sasaran.

5. Membantu pihak manajemen rumah sakit dalam melakukan analisa dan pengambilan keputusan. Dengan memanfaatkan algoritma komputer, sistem perhitungan analisa baik dalam hal pelayanan, SDM ataupun kesehatan finansial rumah sakit itu sendiri. Hal ini sangat bermanfaat bagi manajemen untuk memutuskan strategi pengelolaan perusahaan yang tepat.

6. Memberikan kemudahan bagi masyarakat, lembaga dan instansi pemerintah dalam memperoleh informasi realtime mengenai rumah sakit yang bersangkutan. Dengan adanya sistem informasi ini mempermudah pihak lain dalam konsumsi data dan informasi yang selayaknya dipublikasikan.

Fitur-Fitur Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Fitur yang tersedia pada aplikasi sistem informasi manajemen rumah sakit harus menjamin  berbagai aktivitas utama yang memungkinkan untuk dikembangkan. Selain dalam bentuk fitur aplikasi, diperlukan juga komponen yang terstruktur dan mudah digunakan sehingga sesuai dengan tujuan dasar pengembangan yang dilakukan. Komponen sistem informasi rumah sakit disesuaikan dengan manfaat apa yang ingin diperoleh dari proses pengembangan tersebut. Berikut ini adalah komponen dan fitur utama yang harus dimiliki oleh sebuah sistem informasi manajemen rumah sakit:

1. Keamanan pada saat akses oleh user dan prosedur pada saat konsumsi data. Fitur wajib yang harus dimiliki sebuah sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) adalah fitur manajemen akses (Access Management). Fitur ini merupakan instrument awal yang digunakan oleh admin sistem untuk memberikan akses kepada pengguna misalnya petugas pendaftaran, apoteker, perawat, atau petugas administrasi ruangan dan keuangan. Pemberian akses biasanya disertai dengan penyerahan username dan password yang valid sesuai dengan hak kewenangan masing-masing bagian. Untuk meningkatkan sistem keamanan maka biasanya admin memberikan batasan waktu akses atau bisa berupa limit data yang bisa diakses oleh setiap bagian.

2. Peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran, administrasi dan farmasi. Untuk meningkatkan kecepatan pelayanan pendaftaran, sistem harus memiliki mekanisme yang tepat dalam proses penginputan data pendaftaran pasien berupa form yang jelas dan tidak membingungkan. Pada fitur ini juga bisa dilengkapi dengan pencarian data yang cepat, validasi pengetikan huruf angka yang realtime. Untuk bagian administrasi dan farmasi pun tidak jauh berbeda. Setidaknya pada bagian ini komponen proses input data dapat berlangsung lebih efektif.

3. Peningkatan akurasi pencatatan data pasien, komponen administrasi keuangan, SDM, penunjang medis dan rekam medis. Peningkatan akurasi data bisa dilakukan dengan melakukan pembatasan dan persyaratan yang ketat dalam proses pengisian form. Pembatasan tersebut bisa berupa pembatasan dalam hal karakter informasi, cara pengisian form, waktu pengisian form dan prosedur yang tepat apabila terjadi kesalahan pencatatan. Untuk mengantisipasi penyalah gunaan informasi pada fitur ini bisa dilengkapi dengan sistem pencatatan aktifitas pengguna atau log files.

4. Kemudahan akses integrasi dengan entitas masyarakat ataupun dengan lembaga lainnya. Sistem rumah sakit diharuskan dapat menyajikan informasi valid bagia pihak luar yang berwenang secara berkelanjutan. Selain menyediakan informasi, sistem informasi rumah sakit harus mampu mengkonsumsi informasi yang dapat dipertanggungjawabkan dari luar sehingga setidaknya komunikasi berjalan dengan baik.

5. Peningkatan ketepatan dan kecepatan pada saat melakukan analisa dan pengambilan keputusan. Sistem informasi rumah sakit harus dilengkapi dengan penyajian data informasi hasil analisis dengan menggunakan berbagai algoritma yang sesuai sehingga proses berlangsung singkat dan akurat. Misalnya analisis untuk penilaian kinerja karyawan dan tenaga kesehatan, analsisi anggaran biaya operasional, analisis kualitas pelayanan, analisis kesehtan keuangan dan yang lainnya. Fitur ini bisa membantu manajemen rumah sakit dalam mengambil keputusan strategis yang sesuai dengan data-data dan fakta yang valid.

6. Kemampuan menyediakan media eksistensi dan bentuk-bentuk promosi kesehatan yang mudah diakses oleh siapapun. Sistem informasi rumah sakit harus mampu memfasilitasi bagian promosi kesehatan untuk memperkenalkan layanannya kepada publik. Proses ini dapat ditangani melalui subsistem customer relationship management (CRM) baik dalam hal operasional maupun analitikal.

Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Aplikasi sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) pada saat ini sudah banyak sekali tersedia baik yang dikembangkan mandiri oleh pihak rumah sakit, perorangan ataupun oleh perusahaan pengembang perangkat lunak profesional. Setiap pengembangan pastinya melibatkan proses yang sangat kompleks dan terstruktur sehingga hasil yang diperoleh sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Banyak juga teknis yang bisa digunakan dalam proses pengembangan perangkat lunak tersebut sesuai dengan kondisi pengembang itu sendiri. Namun disini saya ingin berbagi tahapan-tahapan yang pernah saya lalui tersebut.

1. Tahap observasi. Yaitu, tahapan dimana pengembang melakukan pengumpulan informasi mengenai alur kerja dan prosedur yang sedang berjalan sekarang. Pada tahapan ini pengembang bisa melakukan peninjauan langsung pada proses yang ada kemudian mencatatanya, melakukan wawancara dengan petugas, manajemen rumah sakit hingga pasien sekalipun. Tahapan observasi bertujuan untuk mengetahui prosedur awal yang dilakukan sehingga diketahui kelemahan, solusi dan masukan dari pihak pengguna. Tahapan ini sangat berguna sekali untuk meninjau kebutuhan sehingga aplikasi yang dibangun sesuai dengan tujuan dan tepat sasaran.

2. Proses penyusunan desain sistem. Tahapan ini mungkin bisa dilakukan bersamaan dengan tahapan observasi agar disesuaikan dengan gambaran informasi awal yang diperoleh. Dalam melakukan desain sistem informasi rumah sakit membutuhkan pengujian pada masing-masing subsistem sekaligus mengumpulkan data dasar yang dibutuhkan. Pengembang sistem bisa menggunakan berbagai metode notasi seperti flowmap, DFD, ERD atau hanya sebatas desain tabel. Metode notasi rancangan ini berguna sekali untuk mendokumentasikan sistem pertama kali sehingga mempermudah proses pengembangan di masa depan. Usahakan setiap komponen subsistem yang dibangun dinotasikan secara spesifik dan mempertimbangkan setiap resiko kesalahannya.

3. Mulai membuat aplikasi dengan menuliskan baris kode (Source Code) yang sesuai dengan kemampuan. Setelah rancangan desain sistem selesai dibuat, langkah berikutnya adalah menerapkan rancangan tersebut dalam proses pembuatan aplikasi. Sesuaikan bahasa pemrograman yang digunakan dengan kemampuan pengembang sehingga proses ini tidak mengalami kendala. Misalnya apabila kita akan membuat aplikasi sistem informasi manajemen rumah sakit berbasis web maka setidaknya kita bisa mempergunakan bahasa pemrogaman HTML, PHP, CSS dan javascript. Setelah itu terapkan batasan waktu proses pembuatan dan targetkan setiap tahapan proses sehingga kita memiliki target kerja yang jelas.

4. Lakukan implementasi sistem secara bertahap sesuai dengan subsistem yang sudah dibangun. Pada tahapan ini pengembang tidak langsung menerapkan keseluruhan subsistem karena akan menyulitkan proses evaluasi selanjutnya. Melakukannya secara bertahap berfungsi agar setiap subsistem dapat diketahui kesalahannya sehingga pengembang akan lebih mudah memahami permasalahan yang dihadapi dan memperbaikinya. Setiap tahapan harus selalu disertai dengan peninjauan ulang atau evaluasi dan perbaikan. Pengembang aplikasi berkewajiban melakukan penyesuaian sistem informasi rumah sakit yang telah dibuatnya dengan perkembangan kebijakan dan prosedur yang diberlakukan.

5. Melakukan perawatan sistem, pembaharuan dan pelatihan. Komponen terakhir dari tahapan pengembangan ini adalah pihak pengembang aplikasi harus selalu memperhatikan kesehatan sistemnya pada saat diimplementasikan. Selain itu pengembang melakukan pembaharuan untuk memenuhi kebutuhan sistem setiap ada perubahan yang diberlakukan oleh pihak manajemen rumah sakit.

Setiap proses pengembangan mungkin berbeda-beda antara kesatuan manajemen rumah sakit yang satu dengan yang lainnya. Tentunya hal ini disesuaikan dengan karakteristik masing-masing manajemen dan sistem apa yang dipakai. 

Sumber Pustaka :

• Harsono Alexander, 2015, Analisis Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Umum Daerah (SIM-RSUD) Terintegrasi Di Provinsi Kalimantan Barat, Eksplora Informatika, Pontianak. 

• Handoyo Eko, dkk, 2006, Implementasi Sistem Informasi Rumah Sakit Untuk Subsistem Farmasi, Universitas Diponegoro, Semarang.

• Pressman, Roger, S., and Maxim, Bruce, R., 2015, Software Engineering: A Practitioner’s
  Approach, 8th edition, McGraw-Hill
  

• World Health Organization (WHO), 2004, Developing Health Management Information
  Systems: A Practical Guide for Developing Countries
  

Sumber :https://www.jmc.co.id/

Pada kesempatan kali ini saya ingin berbagi kepada pemirsa semua mengenai alasan kenapa bisnis anda membutuhkan website. Dan apa sih fungsi dan manfaat website itu sendiri?

Perkembangan teknologi digital mendorong semua orang merubah pola sosial dan ekonominya, Begitu juga dengan berbagai perusahaan swasta, isnstansi pemerintah, organisasi hingga perorangan sekalipun.

Bagaimana dengan orang-orang yang mengelola bisnis?

Tentunya dengan perkembangan teknologi saat ini mau tidak mau siapapun harus ikut masuk dalam ekosistem digital, hal tersebut dilakukan agar perusahaannya/organisasinya dapat tetap eksis dan bertahan diera persaingan 4.0 ini.

Nah, jadi apa sih peran sebuah website untuk sebuah bisnis yang sedang menghadapi era digital saat ini? Dimana kedudukan dan fungsi konkret dari sebuah website bagi seseorang, atau untuk sebuah perusahaan, lembaga, atau juga instansi pemerintah sekalipun.

Untuk mempermudah pemirsa memahami hal ini mari kita simak sebuah contoh kasus.

1.  Disebuah fasilitas kesehatan (Kita sebut misalnya saja Rumah Sakit) memiliki alur pelayanan kesehatan sebagai berikut:

Pasien yang datang akan dilayani oleh seorang petugas pendaftaran, diamana petugas ini melakukan pencatatan data identitas pasien berdasarkan kartu identitas yang dibawanya, setelah proses pencatatan selesai kemudian petugas akan menanyakan tujuan kunjungan.

Apakah pasien bersangkutan akan menuju poliklinik (rawat jalan) atau  menuju IGD hingga rawat iniap.

Petugas pendaftaran kemudian melakukan pencatatan kembali mengenai tujuan kunjungan tersebut dan mengarakhan ke instalasi yang sesuai.

Setelah itu pasien bersangkutan mungkin akan mendapatkan nomor antrian, atau mungkin pasien bersangkutan diharuskan menjalani rawat inap namun kamar inap tidak tersedia.

Pada ilustrasi tersebut terlihat jelas bahwa antara prosedur yang berjalan dengan informasi yang berlangsung dilakukan secara manual.

Dengan hal ini banyak resiko kesalahan dan aspek negatif akibat tidak efektifnya informasi tersebut disampaikan.

2.  Sebuah distro pakaian anak muda memiliki rencana promosi untuk meningkatkan penjualan produknya.

Mungkin beberapa tahun yang lalu diantaranya masih relevan apabila bisnis semacam ini memasang pesan-pesan promosinya melalui media masa koran, radio atau malah televisi.

Bagaimana dengan biaya promosi tersebut apakah sebanding dengan nilai penjualan yang diperoleh.

Beberapa tahun belakangan media informasi berkembangan arah kecendrungannya beralih ke platform internet.

Tugasnya sekarang adalah bagaimana bisnis tersebut dapat menyampaikan pesan-pesan promosi dan pemasarannya secara terperinci, memperkenalkan produknya dan membangun komunitas digital yang loyal akan produknya tersebut.

Berdasarkan dua contoh ilustrasi tersebut di atas maka kita bisa mengambil kesimpulan bahwa, bagaimana sebuah bisnis dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari alur pekerjaan dengan memanfaatkan sumber daya digital yang ada pada saat ini.

Bagaimana informasi dapat disampaikan secara akurat, terperinci, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Teknologi internet telah membuka peluang besar bagi siapapun untuk memperluas bisnis dan menyebarkan informasi hingga kepelosok.

Oleh sebab itu, tidak dapat dipungkiri bahwa internet telah mendobrak batas-batas informasi yang sebelumnya dianggap tidak mungkin.

 

A.      Memperkenalkan Website

Website adalah sekumpulan data informasi yang dibangun menggunakan bahasa pemrogaman yang dapat dipahami oleh mesin browser, diamana didalamnya dapat menampilkan text, image, audio, vidio hingga animasi.

Sebuah data dari halaman website dapat diakses melalui jaringan internet kemudian dapat juga mengalami berbagai proses rekayasa didalamnya.

Dengan perkembangan infrastruktur jaringan internet, penyimpanan database dan inovasi pada bahasa pemrogaman pada saat ini, sebuah website dapat menyampaikan data dengan ukuran besar dalam waktu singkat.

 

B.      Website Dapat Memperkenalkan Bisnis

Bayangkan, jaman dulu sebuah perusahaan menghabiskan jutaan rupiah hanya untuk memperkenalkan bisnisnya pada masyarakat melalui berbagai media dan strategi promosi.

Ada yang mencetak banyak brosur kemudian menyebarkannya dijalan, ada yang memasang iklan di radio, TV lokal hingga nasional.

Ada juga yang memasang iklan di kolom koran atau majalah.

Kelemahannya semua media tersebut memiliki keterbatasan pada jumlah materi promosi yang ingin disampaikan karena limit dari durasi ataupun luas kolom pesan iklan sangat kecil.

Bagaimana jika sebuah bisnis yang ingin menyampaikan keseluruhan pesan promosinya yang memiliki kompleksitas tinggi.

Misalnya perusahaan jasa kontruksi, supermarket yang ingin memberikan informasi barang apa saja yang sedang diskon,  perusahaan penyedia jasa kursus yang harus menyampaikan alur pelayanan pendidikannya dan perusahaan-perusahaan lain yang membutuhkan penyampaian bisnis yang cukup lengkap.

Sebuah website dengan biaya yang kecil dapat memperkenalkan bisnis secara terperinci tanpa dibatasi sebanyak apa pesan informasi yang ingin dipublikasikan.  

 

C.      Website Dapat Menjalankan Bisnis

Artinya sebuah bisnis dapat dijalankan secara automatis oleh sistem melalui website.

Dari mulai rangkaian promosi, penjualan, transaksi, pengiriman barang hingga riset dan pengembangan bisnis itu sendiri.

Beberapa sistem yang sudah dikembangkan juga memungkinkan sebuah sistem pada website menyajikan laporan keuangan, menyimpan data karyawan, melakukan penggajian, menghitung bonus hingga secara automatis melakukan penilaian performa karyawan itu sendiri.

Semua kegiatan bisnis itu dijalankan secara automatis dengan meminimalisir campur tangan manusia.

Dampak positifnya bisnis akan berjala sangat efisien dan menjanjikan keuntungan yang besar bagi perusahaan.