Perancangan Lengkap Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Merancang aplikasi sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) bisa dilakukan secara mandiri oleh pihak rumah sakit melalui tenaga IT profesional tanpa harus membeli dari perusahaan pengembang perangkat lunak komersial. Membuat perancangan sistem untuk SIMRS secara tertulis memang jarang dipertanyakan baik oleh pihak manajemen itu sendiri ataupun pihak peninjau seperti lembaga akreditasi atau dinas kesehatan setempat. Walaupun demikian, dokumen perancangan ini sangat bermanfaat untuk pihak IT di masa depan apabila dibutuhkan pengembangan lebih lanjut. Tentunya membuat Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) memiliki manfaat besar bagi pihak rumah sakit karena biaya yang dibutuhkan jauh lebih rendah dibandingkan harus membeli. Alternatif lainnya pihak rumah sakit sebetulnya bisa mempergunakan aplikasi SIMRS gratis (Open Source) dengan tanda kutip SDM pengguna harus sudah menguasai cara mengoperasionalkannya.

Dengan mengembangkan aplikasi secara mandiri pihak rumah sakit memiliki keuntungan dalam hal pengembangan yang dinamis dimasa depan, memiliki hak pengguna tanpa batasan, bersifat dinamis dan dapat menyesuaikan dengan kebijakan manajemen serta membutuhkan biaya yang jauh lebih rendah. Hanya ada satu kelemahan dari pengembangan aplikasi secara mandiri, yaitu pihak rumah sakit harus bersabar karena waktu yang dibutuhkan lebih lama. Hal tersebut bukan tanpa alasan karena pihak IT harus melakukan observasi dan riset terlebih dahulu sebelum memulai melakukan pembuatan. Dengan alasan itulah maka pada kesempatan kali ini saya akan berbagi mengenai perancangan lengkap SIMRS yang sudah saya buat selama kurang lebih 4 (empat) tahun ini sehingga dapat membantu pada IT rumah sakit membuat perancangannya sendiri.

Alur Pelayanan dan Penyimpanan Data

Untuk memahami sistem yang akan kita buat maka perlu juga diamati proses alur pelayanan hingga penyimpanan data yang terjadi secara real. Kita gambarkan dengan sederhana sebagaimana yang terjadi di dunia nyata, yaitu dimulai ketika pasien pertama kali datang dan melakukan pendaftaran. Untuk memperjelas prosesnya saya gambarkan sebagai berikut:

Alur Prosedur Pelayanan dan Penyimpanan Data

 

1. Pada proses nomor 1 (satu) pasien datang pada petugas pendaftaran. Tahapan ini merupakan tahapan absolut dimana semua proses diawali oleh pendaftaran pasien. Apabila pasien merupakan pasien gawat darurat maka proses pendaftaran bisa diwakilkan oleh pihak yang mengantar pasien tersebut, namun apabila pasien datang seorang diri maka pencatatan pendaftaran bisa dilakukan setelah pasien stabil. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kehilangan data pasien karena terlewat.
2. Tahap berikutnya adalah tahapan pengumpulan berkas, dimana petugas pendaftaran meminta berkas identitas pasien sebagai vlangkah validasi yang menunjukan bahwa pasien bersangkutan adalah pemilik sah dari surat/berkas identitas tersebut. Proses pengumpulan berkas ini melibatkan berbagai form yang disesuaikan dengan pelayanan kesehatan yang diberikan. Tidak sebatas sampai disitu, status pemeriksaan pasien pun harus disatukan dalam paket berkas yang sama agar tidak tercecer.
   
3. Tahap berikutnya pada nomor 3 (tiga) merupakan penyimpanan data kondisi kesehatan pasien yang dilaporkan oleh tenaga kesehatan. Berkas tersebut juga sama disatukan dengan berkas-berkas tadi.
4. Tahapan ke 4 (empat) adalah tahapan dimana petugas rekam medis menyimpan data analog menjadi data digital dalam server database. Melalui sistem maka kita bisa membuat/merancang sedemikian rupa agar setiap data yang diinput selalu memiliki cadangan (backup) untuk emngurangi resiko kehilangan data karena kerusakan.
5. Tahapan terakhir ke 5 (lima) adalah proses pelaporan. Petugas melakukan proses shorting dan analisa kemudian dilaporkan pada pihak-pihak yang berwenang.
   
   
   

Merancang Flowmap Akses Fitur Oleh User SMRS

Menurut  Pendapat Meza Silvana et all (2015) Flowmap disebut juga dengan istilah block chart atau Flow Of Document (FOD) artinya bagan alir, merupakan gambaran secara grafik dari langkah-langkah, uraian, proses dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowmap akan lebih efektif apabila digunakan untuk menggambarkan dan mendefinisikan proses maupun prosedur padasebuah organisasi. Flowmap yang akan kita buat di gunakan untuk menggambarkan urutan prosedur/proses kerja yang terjadi di dunia nyata sehingga dapat dinotasikan untuk digunakan dalam pembuatan sistem. 

Untuk merancang secara spesifik, sebelumnya kita akan menentukan terlebih dahulu peta akses dan fitur agar masing-masing modul sistem pada aplikasi SIMRS tidak tumpang tindih dan mudah diatur dikemudian hari. Pada tahapan ini kita harus menyusun setiap level user yang kemungkinan membutuhkan akses pada sistem. Selain itu tentukan juga modul secara global yang akan kita buat nanti. Saya membuat 12 (dua belas) hak akses dengan ketentuan yang berbeda dan 14 (empat belas) modul utama yang saling terhubung. Lebih jelas dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Flowmap Aksesibilitas dan Modul Sistem

Berikut ini penjelasan dari gambar tersebut di atas:

1. Semua hak akses baik yang sudah melakukan login ataupun belum akan diarahkan pada modul home. Pada modul home ini kita bisa menyimpan informasi dasar seperti profil rumah sakit, dashboard pelayanan, jumlah pasien, dan informasi lain yang memungkinkan dipublikasikan tanpa membutuhkan akses.
2. Modul manajemen user merupakan kewenangan dari admin SIMRS itu sendiri, dimana pada modul ini terdapat fitur untuk melakukan pengelolaan user dari mulai menambahkan user baru, menghapus, merubah atau menentukan hak akses apa saja yang bisa kita kelola. Pada kenyataannya, kita bisa memberlakukan permohonan akses secara tertulis kepada tim IT dengan persetujuan direktur rumah sakit.
3. Referensi adalah fitur yang digunakan untuk mengelola informasi dasar yang berguna mempermudah user dalam mengakses berbagai informasi yang sudah ada. Referensi ini bisa kita isi dengan fitur pengelolaan data diagnosa ICD 10, nama-nama dokter yang bertugas, jadwal praktek dokter, data wilayah, data ruangan dan tempat tidur, serta data lainnya yang berhubungan langsung dengan operasional.
4. Modul master pasien merupakan modul yang mengatur terciptanya nomor rekam medis pasien dan menyimpan informasi sensitif identitas pasien. Modul ini merupakan halaman induk dari data pasien yang kemudian hari dapat digunakan untuk kebutuhan data dasar di modul yang lain.
5. Modul BPJS digunakan oleh petugas admisi untuk mengelola data informasi klaim pasien yang mempergunakan keanggotaan BPJS kesehatan. Pada halaman ini bisa dilengkapi dengan fitur pencarian status kepesertaan pasien dan sekaligus terhubung dengan aplikasi Vclaim dari BPJS tersebut melalui proses bridging. Apabila rumah sakit belum memiliki akses bridging dengan BPJS kesehatan maka pada fitur ini bisa hanya digunakan untuk menyimpan database penggunaan layanan BPJS saja.
6. Poliklinik disini merupakan pemisahan dari data master pasien yang menampilkan fitur tambah kunjungan pasien dengan tujuan rawat jalan. Menurut pengalaman saya fitur poliklinik bisa disertai pula dengan modul IGD/UGD dan masalah kunjungan lanjutan atau rujukan bisa disatukan dengan membuat menu baru pada halaman ini. pada modul poliklinik ini juga bisa dilengkapi dengan validasi jadwal dokter sehingga pendaftar mengetahui kapan harus melakukan kunjungan.
   
7. Sebagaimana halaman poliklinik, maka pada halaman rawat inap ini juga memiliki fitur yang hampir sama dimana pasien dengan tujuan rawat inap didaftarkan oleh petugas yang berbeda pada halaman yang berbeda pula. Halaman ini juga mempermudah pihak rumah sakit dalam melakukan pencarian pasien dengan tujuan spesifik. Pada halaman ini petugas dapat mengetahui secara langsung ketersediaan ruangan.
8. Modul laboratorium berfungsi untuk melakukan pencatatan pelayanan penunjang medis sekaligus mencatat hasil pemeriksaan pasien yang telah dilakukan. Pencatatan hasil laboratorium dilakukan pada halaman ini oleh petugas lab juga menyediakan fitur cetak dengan berbagai format (excel, pdf, html ataupun text). Beberapa pengembang juga menyediakan fitur pencatatan waktu pelayanan dari mulai pasien terdafar, pengambilan sampel, pemeriksaan hingga keluar hasil. Pencatatan tersebut  berguna untuk pihak manajemen mengetahui kualitas pelayanan dilihat dari kecepatan layanan.
9. Hampir sama dengan modul laboratorium pada poin sebelumnya, maka pada halaman modul radiologi juga memiliki mode dan fungsi yang sama. Pada halaman ini petugas radiologi dapat mencatat hasil pemeriksaan sekaligus melakukan upload image/gambar sehingga dokter radiologi bisa juga mengakses fitur ini.
10. Modul farmasi berfungsi untuk melakukan pengelolaan data obat yang tersedia, pengelolaan pembelian oba dari supplier, dan penjualan obat kepada pasien. Oleh sebab itu pada modul ini juga disesiakan fitur billing kasir yang terintegrasi dengan tarif layanan medis. Pengelolaan obat yang dilakukan pada modul ini meliputi pengelolaan data master obat, stok,harga, expire, batch number, identitas supplier dan frekuensi penjalan dan pembelian berdasarkan jenis/merek obat.
11. Beberapa modul yang sudah ada akan menyimpan data pada database dimana data tersebut juga bisa digunakan untuk membantu modul keuangan dalam melakukan shorting. Modul keuangan pada sistem informasi manajemen rumah sakit memiliki beberapa fitur utama yang sangat penting dan efektif membantu kinerjanya. Fitur keuangan ini terdiri dari subsistem modul kasir yang didalamnya sudah termasuk transaksi penerimaan, pembelian, utang dan piutang. Pelayanan kesehatan untukpasien umum yang melakukan pembayaran cash dapat dimasukan pada penerimaan kas, sedangkan pasien yang menggunakan BPJS bisa dimasukan pada pos piutang. Modul keuangan dilengkapi dengan fitur pembelian barang habis pakai dan inventory sehingga pada halman ini bisa disertai dengan pengelolaan ketersediaan barang. yang diakui sebagai harta.
12. Bagian promkes bertugas mengelola informasi yang bisa disampaikan pada publik sehingga masyarakat mengetahui berbagai informasi yang eksist pada rumah sakit tersebut. Informasi ini bisa berupa ketersediaan tempat tidur, jadwal dokter, pelayanan penunjang kesehatan, dan informasi pesan promosi dari rumah sakit pada masyarakat. Dengan menggunakan SIMRS melalui modul promkes ini maka mempermudah petugas dalam menyesuaikan informasinya dan melakukan pembaharuan.
13. Administrasi ruangan menyediakan informasi pasien terdaftar yang sedang dirawat inap berdasarkan kelas, ruangan dan kode tempat tidur. Pada modul ini juga petugas dapat melakukan pengelolaan data pembiayaan seperti pemberian obat, infus, oksigen, visit dokter dan lain-lain. Apa bila ada pasien yang akan pulang, petugas adru dapat melakukan check out melalui modul administrasi ruangan tersebut.
14. Laporan dapat diakses oleh direksi untuk mengetahui sejauh mana tingkat pelayanan dan produktifitas rumah sakit. Selain itu pada modul laporan juga menyediakan fitur shorting dan analisis data berdasarkan indikator pelayanan yang dibutuhkan oleh bagian rekam medis. Data tersebut bisa dibagi-bagi menjadi beberapa kelompok seperti shorting berdasarkan jenis pelayanan rawat jalan-rawat inap atau berdasarkan jenis pembayaran BPJS atau umum.
15. Modul setting disediakan untuk admin SIMRS atau juga untuk tim IT rumah sakit melakukan pengelolaan pengaturan sistem sedara dinamis. Pada modul ini tim IT bisa melakukan pemantauan log aktifitas pengguna, mengatur ukuran cetak secara gelobal.

Merancang Tampilan Antarmuka SIMRS

Perancangan antarmuka adalah suatu proses yang digambarkan secara kompleks, hal ini disebabkan karena sebuah tampilan antarmuka pengguna merupakan bagian kecil dari sistem yang akan dibangun oleh seorang programer dan dikendalikan oleh penggunanya nanti. Perancangan antarmuka merupakan tahap persiapan atau proses awal untuk rancang bangun sebuah implementasi sistem (Sabariah, 2009).

Sebagaimana yang banyak diungkapkan oleh teori, maka untuk melakukan perancangan/desain antarmuka SIMRS juga tidak lepas dari prinsip-prinsip perancangan tersebut. Menurut Deborah (1992) ada 14 (empat belas) prinsip perancangan antarmuka yang harus dipenuhi untuk menghasilkan sebuah desain yang sesuai.

1. Kompatibilitas Pengguna, yaitu untuk mengembangkan sebuah tampilan antarmuka aplikasi SIMRS sebelumnya harus dipahami terlebih dahulu pengetahuan psikologi dasar manusia. Khususnya untuk user aplikasi tersebut yang terdiri dari orang-orang dengan karakter dan latar belakang yang berbeda.
2. Kompatibilitas Produk, yaitu kesesuaian antara tujuan sistem dengan yang digunakan sehingga pengguna dapat mempergunakannya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Pada prinsip ini memungkinkan sistem menampilkan informasi yang seharusnya diterima oleh pengguna pada saat interaksi berlangsung. Ingatlah bahwa aplikasi SIMRS akan digunakan secara terus menerus seiring berjalannya proses bisnis rumah sakit sehingga dengan adanya prinsip ini bisa meningkatkan kemampuan proses tersebut.
3. Kompatibilitas Transisi dan tugas, yaitu desain antarmuka yang dapat diorganisir sesuai dengan transisi dan tugas pengguna itu sendiri. Pada prinsip ini rancangan antamuka SIMRS yang akan dibangun pada masing-masing modul dan subsistem harus disesuaikan dengan fungsinya.
4. Konsistensi, yaitu tampilan antarmuka yang dirancang secara konsisten sehingga menyajikan tampilan yang memiliki komitmen dan mudah diingat oleh pengguna. Rancangan antarmuka aplikasi SIMRS harus memiliki prinsip ini karena dengan aspek konsistensi maka dimasa depan aplikasi yang dibangun akan mudah dipelajari dan digunakan selanjutnya.
5. Kebiasaan, yaitu perancang antarmuka harus juga mempertimbangkan pola kebiasaan user untuk meningkatkan pengalaman kemudahaan pada saat menggunakan aplikasi SIMRS. Kebiasaan ini bersumber dari riset pengalaman pengguna yang menunjukan pola kebiasaan secara umum.
6. Kesederanaan, semakin sederhana sebuah tampilan antarmuka maka semakin mudah pula user menggunakan aplikasi tersebut. Kesederhanaan didasarkan pada penyederhanaan semua komponen yang disajikan tanpa mengurangi fungsinya.
7. Manipulasi langsung, artinya proses interaksi antara user dengan desain antar muka yang terjadi secara langsung tanpa melalui proses lanjutan. Hal ini berkaitan dengan gaya dialog, interaksi antara user dengan objek yang dilihatnya. Misalnya penggunaan hover pada CSS untuk button.
8. Kontrol, artinya kemampuan user dalam mengendalikan sistem. Pastikan bahwa desain antarmuka yang dirancang memungkinkan user secara penuh dapat mengendalikan sistem tersebut. Hal ini atas pertimbangan bahwa kecendrungan masnusia yang tidak mau berada pada kontrol mesin.
9. Tepat dalam penggunaan, yaitu perancangan antarmuka yang sesuai dengan fungsinya. Tampilan pada masing-masing modul baik tema, warna dan struktur harus sesuai dengan tema kerja dari proses sistem yang dijalankan sehingga dengan pertimbangan ini maka user akan dimudahkan pada saat berlangsungnnya proses.
10. Efisien dalam penggunaan, artinya perancangan antar muka harus memiliki mekanisme proses yang dapat mempersingkat waktu baik dalam hal tahapan yang dilalui maupun efisiensi besaran file yang digunakan. Tampilan yang sederhana akan mudah direload pada sebuah halaman sehingga meringankan kerja komputer pada saat digunakan.
11. Keamanan dalam penggunaan, artinya tampilan antar muka disertai dengan komponen validasi, pembatasan aktifitas yang tidak wajar dan antarmuka juga tidak menampilkan data sensitif yang tidak seharusnya ditampilkan.
12. Kesesuaian Fungsi, artinya bahwa tampilan antar muka yang ditunjukan pada user harus sesuai dengan maksud dan tujuan dari halaman tersebut. Setiap tombol, notifikasi dan form yang ditampilkan dapat disertai dengan keterangan text sesuai dengan fungsinya sehingga memperjelas apa yang ingin dilakukan user.
13. Mudah dalam mempelajari, artinya selain tampilan yang sederhana maka rancangan antarmuka juga dapat dipelajari dengan mudah. Setiap komponen yang ditampilkan satu-persatu dapat dipelajari dengan mudah oleh user. Hal ini ada kaitannya dengan mudah diingatnya suatu komponen yang ditampilkan.
14. Mudah diingat, artinya sistem yang baik akan menampilkan antarmuka yang mudah diingat. User memiliki pengalaman yang tidak mudah dilupakan. Hal ini bisa dilakukan dengan merancang tampilan yang memiliki komposisi warna, bentuk dan struktur yang eksklusif.

Sumber Pustaka:

• Deborah J. Mayhew, 1992, Principles and Guidelines in Software User Interface Design, Prentice Hall International.
• Pambudianto, 2019, Analisis dan Desain Perancangan Antarmuka Aplikasi Penjualan Makanan Sehat Pada RSI Jemursari Surabaya Dengan Metode Desain Sprint, Stikom, Surabaya.
  
• Meza Silvana et all,2015, Analisis Proses Bisnis Sistem Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas Kantor Regional II PT.Pos Indonesia, JURNAL TEKNOSI, Vol. 01.No. 01
• Sabariah Mika, 2009, Implikasi Performasi Profil Pengguna Terhadap Perancangan Antarmuka Perangkat Lunak, Majalah Ilmiah Unikom, Bandung. 

Download semua sumber pustaka tersebut di sini

Keterangan: Apabila ada yang berpendapat lebih atau ada yang ditanyakan mengenai perancangan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) silahkan utarakan di kolom komentar, usahakan gunakan/login ke akun gmail terlebh dahulu agar ada notifikasi ketika dapat balasan dari admin. Terima kasih!