Merancang SOP Waktu Henti (Downtime) SIMRS

Waktu henti (downtime) merupakan kondisi dimana berhentinya fungsi utama dalam operasional sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Sementara itu implementasi sistem tidak lepas dari adanya resiko berhentinya sistem tersebut dalam berbagai arsitektur yang digunakan. Oleh sebab itu, entitas pelaksana perlu mempersiapkan prosedur sebagai usaha untuk optimalisasi penanggulangan secara efektif dan efisien.

Sebelum penanganan waktu henti, diperlukan usaha preventif untuk mengurangi kemungkinan hal tersebut terjadi. Usaha preventif merujuk pada tindakan atau kegiatan yang dilakukan untuk mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinya masalah, kerusakan, atau kejadian yang tidak diinginkan di masa depan. Tujuan dari usaha preventif adalah untuk mengidentifikasi potensi risiko atau masalah sebelum mereka muncul dan mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya.

Pengertian Waktu Henti (downtime)

Waktu henti atau downtime dalam konteks pengelolaan SIMRS adalah periode atau waktu ketika server yang digunakan untuk operasional SIMRS tidak dapat diakses atau offline. Downtime juga disebut sebagai jeda durasi pemadaman, dalam hal ini adalah periode waktu ketika sistem gagal menyediakan atau mencapai fungsi utamanya menyediakan akses ke sistem informasi rumah sakit (SIMRS). Selama downtime, sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) pada server tidak akan tersedia dan menjadi offline sehingga penggunaan operasional fungsi sistem tidak dapat dilakukan. Ini dapat sedikit berbeda tergantung pada konteksnya, karena ini telah digunakan untuk tujuan yang berbeda.

Waktu henti (downtime) menyatakan kondisi di mana sistem yang diterapkan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Waktu henti tersebut merupakan kondisi yang terjadi secara keseluruhan pada infrastruktur sistem. Oleh sebab itu, pemahaman waktu henti tidak bisa diterapkan pada kondisi yang terjadi secara lokal.

Tujuan Disusunnya SOP (Standard Operating Procedure) Waktu henti (downtime)

Tujuan disusunnya SOP waktu henti (downtime) pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) adalah untuk mempersiapkan kondisi pelayanan agar tetap berjalan. Dalam kondisi tersebut dibutuhkan persiapan yang matang sehingga pengelola teknis pelayanan tersebut dapat dengan mudah menyelesaikan masalah yang terjadi. Dengan adanya persiapan penanganan yang tepat diharapkan kejadian waktu henti (downtime) tidak akan mengganggu berlangsungnya pelayanan pada rumah sakit. Selain itu penyusunan SOP waktu henti juga berguna membantu IT Rumah Sakit agar tetap bisa menjaga distribusi informasi yang dibutuhkan.

Lebih lanjut mengenai tujuan disusunnya SOP waktu henti (downtime) pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) diuraikan sebagai berikut:

• Mempermudah dalam menghitung estimasi waktu penanggulangan waktu henti.
• Meningkatkan efektifitas penanggulangan sehingga memiliki tingkat keberhasilan penanggulangan yang tinggi pula.
• Mempermudah dalam penyusunan anggaran infrastruktur yang akan dibangun.
• Efisiensi anggaran perawatan karena alokasi dapat dilakukan tepat sasaran.
• Tersusunnya kerangka kerja yang bisa dilaksanakan oleh entitas manapun untuk menjalankan penanggulangan waktu henti.

Tahap Pelaksanaan Waktu Henti Sistem (Downtime)

Kejadian waktu henti (downtime) dapat terjadi dalam 2 (dua) kategori, yaitu waktu henti sistem yang disengaja dan tidak disengaja. Waktu henti sistem yang disengaja dapat diprediksi dan direncanakan waktu kejadiannya, sedangkan yang tidak disengaja terjadi secara insidental atau terjadi karena beberapa hal terjadi secara spontan. Kejadian waktu henti (downtime) yang sengaja dilakukan dengan tujuan untuk melakukan perawatan (maintenance) hardware maupun software. Sedangkan waktu henti sistem yang tidak disengaja dapat disebabkan karena gangguan listrik, bencana alam, kegagalan sistem (error), serangan virus dan malware.

Tahap pelaksanaan waktu henti sistem (downtime) meliputi waktu henti yang disengaja dan tidak disengaja. Masing-masing tahapan lebih jelas diuraikan sebagai berikut:

Waktu Henti Sistem Disengaja

• Tim IT RS membuat perencanaan dan penjadwalan terkait dengan pemeliharaan sistem dan perangkat server yang dapat menimbulkan waktu henti.
• Mempersiapkan server cadangan untuk mengantisipasi terjadinya hal yang tidak diduga pada saat proses pemeliharaan.
• Tim IT RS memberikan informasi kepada setiap unit yang ada mengenai akan dilakukannya pemeliharaan sistem dan menimbulkan waktu henti pada jadwal yang telah ditetapkan serta estimasi waktu henti sesuai jenis pemeliharaan yang dilakukan berupa update sistem dan unit terkait melakukan simulasi terkait update sistem tersebut.
• Tim IT RS melaksanakan pemeliharaan sesuai jadwal yang telah ditentukan.
• Selama pelaksanaan pemeliharaan tim IT memberikan URL sementara kepada pengguna untuk digunakan selama masa downtime.
• Apabila penggunaan URL sementara tidak memungkinkan maka pengguna aplikasi dapat melakukan pencatatan data manual untuk sementara hingga proses pemeliharaan selesai.
• Setelah pelaksanaan pemeliharaan tersebut, tim IT melakukan pengujian sistem untuk memastikan sistem dapat berfungsi kembali dengan baik.
• Setelah proses pemeliharaan selesai maka tim IT memberikan informasi penyelesaian tersebut ke seluruh unit.

Waktu henti Sistem Tidak Disengaja

• Waktu henti yang tidak disengaja dapat diketahui melalui informasi yang disampaikan oleh pengguna atau melalui monitoring dashboard SIMRS.
• Unit IT melakukan identifikasi penyebab berhentinya sistem dimulai dari infrastruktur kelistrikan, jaringan internet, ketersediaan layanan provider, jaringan publik, jaringan lokal, perangkat access point, perangkat router hingga unit server.
• Apabila waktu henti disebabkan karena kerusakan gangguan pada provider internet maka unit IT menghubungi kontak layanan provider yang digunakan.
• Apabila waktu henti disebabkan karena kerusakan yang berhubungan dengan infrastruktur rumah sakit maka Unit IT melakukan koordinasi dengan unit IPSRS.
• Apabila waktu henti disebabkan karena kerusakan jaringan lokal, perangkat access point, perangkat router atau unit server maka unit IT melakukan pemeriksaan dan perbaikan pada perangkat tersebut.
• Apabila perangkat yang diperbaiki mengalami kerusakan berat dan tidak memungkinkan maka unit IT akan membawa perangkat tersebut ke toko komputer atau mengganti unit yang rusak.
• Selama proses perbaikan, pengguna SIMRS melakukan prosedur pencatatan manual.
• Setelah proses perbaikan selesai, unit IT melakukan pengujian pada sistem untuk memastikan sistem berfungsi sebagaimana mestinya.
• Setelah sistem berfungsi kembali, unit IT menginformasikan penyelesaian tersebut ke seluruh Unit.

Penutup

Waktu henti (downtime) menyatakan kondisi di mana sistem yang diterapkan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya. Waktu henti tersebut merupakan kondisi yang terjadi secara keseluruhan pada infrastruktur sistem. Tujuan disusunnya SOP waktu henti (downtime) pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) adalah untuk mempersiapkan kondisi pelayanan agar tetap berjalan. Waktu henti sistem yang disengaja dapat diprediksi dan direncanakan waktu kejadiannya, sedangkan yang tidak disengaja terjadi secara insidental atau terjadi karena beberapa hal terjadi secara spontan. Kejadian waktu henti (downtime) yang sengaja dilakukan dengan tujuan untuk melakukan perawatan (maintenance) hardware maupun software. Sedangkan waktu henti sistem yang tidak disengaja dapat disebabkan karena gangguan listrik, bencana alam, kegagalan sistem (error), serangan virus dan malware.

Berikut ini link download Contoh/Template SOP-Downtime-SIMRS.doxc

Untuk mempercepat permintaan akses ke G-Drive silahkan kirim komentar