Pelayanan pendaftaran dan rekam medis merupakan alokasi kerja dari manajemen perusahaan sebuah fasilitas kesehatan yang sulit dipisahkan. Keduanya harus memiliki budaya kerja yang berintegritas tinggi dengan melibatkan banyak sekali unsur etika komunikasi baik antara bagian profesi ataupun dengan masyarakat luas yang menjadi pasien penerima pelayanan kesehatan. Walaupun demikian, perhatian manajemen selalu luput dari unsur-unsur penting ini, padahal mesin utama dalam aspek finansial sebuah perusahaan adalah peningkatan pendapatan yang disebabkan loyalitas masyarakat akan perasaan puas terhadap jasa dan pelayanan yang diterimanya.

Memahami Konsep Pelayanan Informasi Di Rumah Sakit

Pelayanan informasi, administrasi pendaftaran dan rekam medis tidak dapat dipisahkan satu sama lain karena keduanya merupakan subsistem yang memiliki gambaran kerja yang hampir sama. Gelama R Hatta (2017) dalam bukunya yang berjudul "Pedoman Manajemen Informasi kesehatan Disarana Pelayanan Kesehatan" menggambarkan integrasi dari keduanya yang bekerja secara terpadu dalam bentuk subsistem Manajemen Informasi Kesehatan (MIK) walaupun penjelasan tersebut secara sistemik tidak melibatkan profesi kesehatan yang otonom namun konsep ini akan berperan sekali terhadap ajas manfaat dan prinsip-prinsip tata kelola rumah sakit. Walaupun diantaranya secara mandiri dalam tubuh internal rumah sakit memisahkan rumpun kerja dari keduanya namun kita sadari bahwa komunikasi aktif antara rekam medis dengan bagian informasi dan pelayanan administrasi pendaftaran sangatlah penting untuk dikelola.

Sebelum lebih jauh, kita akan mempersempit pembahasan atas pentingnnya makna dan peran serta pelayanan bagi seorang petugas pendaftaran di rumah sakit. Terlebih kita memaknai aspek-aspek utama yang menyusun divisi tersebut seperti petugas yang berkecimpung dalam proses pencatatan, perhitungan, penyusunan hingga analisa yang kemudian akan menjadi informasi bernilai tinggi untuk rumah sakit.  

Pelayanan informasi memiliki tanggung jawab dan kewajiban kepada pasien dalam bentuk informasi pelayanan sedangkan kepada manajemen berkewajiban menyajikan data dari hasil pelayanan tersebut. Pelayanan itu sendiri adalah semua kegiatan/aktivitas yang ditujukan kepada pasien dalam rangka memberikan kemudahan pada saat melakukan pendaftaran. Di dalam kegiatan ini terjadi interaksi yang saling menguntungkan antara pasien yang menerima pelayanan dan pihak rumah sakit yang menerima informasi dari pasien tersebut. Interaksi komunikasi yang dilakukan diusahakan terjadi dengan efektif sehingga kedua belah pihak akan saling diuntungkan.

Indikator Pelayanan Informasi Rumah Sakit

Pelayanan informasi rumah sakit yang baik akan meningkatkan efektifitas pemahaman masyarakat terhadap informasi kesehatan dan administrasi yang diterimanya. Dengan komunikasi yang efektif akan mempermudah pasien yang menerima layanan kesehatan baik sebelum atau sesudah selesai pengobatan. Sebetulnya interaksi panjang berlangsung pada saat proses komunikasi tenaga medis dengan pasien, sedangkan petugas pendaftaran hanya sekian persennya saja dari seluruh total durasi pelayanan selama pasien di rumah sakit. Walaupun demikian, tidak jarang kualitas performa baik dari petugas pendaftaran atau petugas layanan informasi lainnya menjadi sebuah wajah penentu kualitas pelayanan sebuah rumah sakit.

Berdasarkan pengamatan dan riset sederhana yang sudah saya lakukan beberapa tahun terakhir dapat disimpulkan beberapa indikator penting yang bisa digunakan untuk mengukur seberapa besar kualitas pelayanan informasi rumah sakit. Lebih jelas diuraikan sebagai berikut:

1. Bahasa dan Cara Komunikasi Petugas

Penggunaan bahasa yang tepat dapat memberikan kesan positif kepada pasien. Penggunaan bahasa daerah yang sangat dipahami akan memberikan kedekatan secara kejiwaan sehingga meningkatkan peluang pemahaman informasi yang lebih besar dibandingkan penggunaan bahasa lain yang kurang bahkan tidak dipahami dengan baik. Hal ini bukan berarti penggunaan bahasa Indonesia (Bahasa Umum yang standar) mengurangi kesan efektifitas penyampaian, namun dikombinasikan dengan cara komunikasi petugas tentunya berpotensi memiliki efektifitas lebih tinggi.

Penggunaan bahasa harus disertai dengan gaya bahasa yang baik dan benar, nada yan lebih rendah memberikan kesan yang ramah dan memberikan ekspresi rasa senang. Menggunakan bahasa daerah setempat akan mempermudah petugas dalam mempelajari hal ini, oleh sebab itu pemilihan penggunaan bahasa daerah yang lebih dipahami menjadi pilihan sederhana dibandingkan menggunakan bahasa global yang nilai normanya sangat beragam.

2. Kesesuaian Informasi Dengan Kenyataan 

Informasi yang disampaikan kepada pasien ataupun keluarga/kerabat dekat harus sesuai dengan kenyataan. Karena hal itulah petugas yang menyampaikan harus juga memastikan bahwa penerima informasi yang bersangkutan memahami betul maksuddari apa yang telah disampaikan. Dalam pelaynan informasi rumah sakit hal ini menjadi halcukup krusial,karena tidak jarang permasalahan beda pemahaman menyebabkan ketidakpuasan.

Kesesuaian informasi yaitu maksud pengucapan harus sejalan dengan kenyataan yang terjadi, tujuan utama petugas informasi harus tercapai dengan menggunakan kemampuan komunikasi efektif. Selain itu juga dengan gaya pengucapan yang dimiliki petugas harus memberikan kepastian informasi yang bukan hanya sekedar spekulasi. Contoh sederhanannya adalah apabila ada keluarga pasien yang menanyakan ruang inap kerabatnya maka petugas harus memberikan kepastian informasi mengenai posisi tepat dimana yang bersangkutan ditempatkan. 

3. Penilaian Pasien Terhadap Prilaku Petugas

Tanpa kita sadari, aktivitas dan tindakan yang kita lakukan pada saat berhadapan langsung dengan pasien akan menjadi penilaian dari sebuah pelayanan. Hingga hal yang sangat mendasar, penampilan, cara berpakaian, aroma tubuh, tutur kata, aktivitas lain yang kita lakukan seperti makan dan minum, serta bentuk-bentuk visual lainnya yang kemungkinan menjadi perhatian pasien. Dalam satu ketika pasien akan memperhatikan merek komputer, model keyboard, layar monitor dan perangkat lain yang anda gunakan untuk mengetik. Tidak luput juga masalah prilaku yang secara subjektif akan dinilai oleh pasien terlepas dari itu penilaian benar atau salah.

Kita tidak bisa mendebat apakah penilaian pasien tersebut benar atau salah, namun disini kita hanya berusaha seoptimal mungkin memberikan yang terbaik dari kemampuan pelayanan serta meminimalisir segala kelemahannya. Kenyataannya sebuah tindakan kecil yang positif akan memberikan nilai tambah atas kekurangan yang kita miliki, namun sebaliknya tindakan kecil yang negatif itu pula yang akan merusak dan megurangi penilaian atas kelebihan yang kita miliki.

4. Menyelesaikan Masalah

Petugas informasi yang berpengalaman cukup lama akan lebih mampua menyelesaikan maslaah. Hal ini terkait dengan seberapa banyak jumlah permasalahan yang ia hadapi dan selesaikan selama bertugas. Dari sekian ribu pelayanan yang ia berikan tentunya tidak selamanya lancar-lancar saja. Terkadang masalah itu datang baik dari kesalahan pribadi atau kesalahan yang malah ditimbulkan orang lain. Satu-satunya jalan dari kedua jenis masalah tersebut  adalah segera menyelesaikannya dengan seluruh energi yang dimiliki. Gunakan akal sehat dan ketenangan pikiran untuk segera menyelesaikannya. Tidak jarang bantuan datang dari rekan kerja, sehingga di sini kita disadarkan akan pentingnnya kerja sama tim.

Semakin banyak masalah yang dapat diselesaikan dengan baik akan memberikan nilai positif akan kualitas pelayanan tersebut. Namun bukan berarti permasalahan datang pada pelayanan yang baik, tentunya aspek lainnya adalah mencegah agar permasalahan yang sama tidak terulang dikemudian hari.

5. Kompleksitas Informasi

Semakin tinggi kompleksitas informasi yang harus disampaikan maka akan semakin tinggi pula resiko kesalahan penyampaian yang dilakukan petugas. Informasi yang rumit membutuhkan daya ingat yang lebih besar dan membutuhkan waktu serta tenaga untuk menyampaikannya. Oleh sebab itu informasi yang kompleks tersebut harus disederhanakan terlebih dahulu sebelum disampaikan kepada pasien.

Proses penyederhanaan tersebut membutuhkan wawasan luas petugas informasi dan pendaftaran yang melakukannya. Proses penyederhanaan informasi tersebut bukan perkara mudah karena petugas harus mengemas informasi lebih singkat tanpa mengurangi reliabilitas informasi itu sendiri. Informasi semacam ini biasanya dapat disampaikan melalui media tambahan seperti pemasangan spanduk atau banner sehingga tanpa penyampaian yang panjang secara mandiri oleh petugas.

6. Kecepatan Pelayanan

Pelayanan informasi yang berkualitas juga dapat diukur oleh kecepatan waktu yang dibutuhkan pelayanan. Proses penyampaian informasi kepada pasien atau kerabat keluarga harus dinilai dengan asumsi bahwa informasi telah dikonfirmasi dipahami oleh yang bersangkutan. Semakin cepat informasi tersebut tersampaikan maka akan meningkatkan jumlah kapasitas kemampuan seorang petugas. Hal ini mengingatkan kepada manajemen rumah sakit untuk selalu melakukan pemantauan ukuran kinerja dengan batasan waktu pelayanan yang bisa dilakukan oleh seorang petugas.

 

Rekam medis (Medical Record) adalah kumpulan data yang memberikan informasi mengenai pasien secara personal maupun kolektif pada suatu fasilitas kesehatan yang di dalamnya terdapat informasi identitas, catatan pemeriksaan kesehatan, obat yang diresepkan, diagnosa penyakit dan informasi penunjang lain yang memungkinkan menjadi pertimbangan dalam melakukan analisis untuk pasien bersangkutan. Secara kolektif data rekam medis tersebut juga dapat dimanfaatkan oleh tenaga kesehatan, lembaga pemerintah serta manajemen rumah sakit secara internal untuk memutuskan rekomendasi kebijakan di masa yang akan datang.

Konsep rekam medis yang dikemukakan oleh Huffman (1999) pada bukunya yang berjudul Health Information Managment menyatakan bahwa "Rekam medis adalah informasi nyata yang menunjukan kondisi kesehatan pasien sekarang, riwayat penyakit di masa lalu dan catatan pengobatan yang pernah dialami yang didokumentasikan oleh tenaga profesional kesehatan yang secara langsung memberikan pelayanan".

Di Indonesia sendiri, konsep dasar dari rekam medis tersebut dikemukakan salah satunya oleh Ikatan Dokter Indonesia (IDI) pada tahun 2005 yang menyatakan bahwa "Rekam medis adalah rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medis atau fasilitas kesehata kepada pasien".

Berdasarkan kedua definisi tersebut di atas sudah sangat jelas mengenai apa itu rekam medis. Pada kesempatan kali ini kita akan membahas bagaimana penerapan rekam medis tersebut pada sistem terkomputerisasi yang sudah berintegrasi dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Hal ini tentunya akan sangat membantu sekali bagi pengembang sistem yang ingin melakukan implementasi dari berbagai konsep rekam medis yang ada sekarang pada aplikasi SIMRS yang akan dibuat.

 

Rekam Medis Elektronik

Rekam medis elektronik adalah penerapan prosedur standar pencatatan informasi dasar dari pasien yang memperoleh pelayanan kesehatan pada media elektronik berbasis data. rekam medis elektronik memanfaatkan teknologi dalam rangka menunjang berbagai pekerjaannya agar lebih efektif dan efisien. Prinsip utama yang sangat penting, yang menjadikan sebuah sistem dapat menerapkan rekam medis elektronik adalah kemudahan akses, keamanan data dan tingkat akurasi yang tinggi.

Rekam medis elektronik biasa, secara definitif sebetulnya berbeda dengan rekam medis yang sudah terintegrasi. Kedua istilah ini merupakan pemahaman yang berbeda, dimana data atau informasi yang disimpan dalam format elektronik belum tentu semuanya dapat divisualisasikan dalam bentuk digital dan diproses oleh sistem. Semua informasi yang membutuhkan alat yang dipengaruhi oleh prinsip elektronika (media elektronik) maka informasi tersebut adalah informasi elektronik. Suatu data elektronik yang belum melalui proses digitalisasi misalnya rekaman suara dalam bentuk pita kaset, file image yang belum terkompresi dalam format text dan informasi lain yang tidak bisa dipergunakan untuk kepentingan analisa pada sistem merupakan data yang belum terintegrasi. Oleh sebab itu rekam medis elektronik hanya bisa efektif apabila ada pengembangan dalam hal teknologi informasi sebagai penunjangnnya.

Hingga saat ini, rekam medis elektronik baik secara regulasi ataupun prosedural belum dapat diterapkan sepenuhnya. Hal ini berkaitan erat dengan kondisi infrasruktur sistem yang belum banyak dikembangkan dan aspek pembiayaan yang sangat mahal. Untuk dapat menunjang semua aktivitas rekam medis yang berbasis kertas sebelumnya, menjadi berbasis elektronik membutuhkan pemerataan infrastruktur, kekuatan finansial dan peningkatan kualitas tenaga perekam medis itu sendiri.

Berdasarkan penjelasan tersebut maka penerapan rekam medis elektronik menghadapi banyak sekali kendala yang tentunya sebanding dengan potensi yang dimilikinya. Rekam medis elektronik berpotensi meningkatkan kualitas pelayanan dan kualitas data informasi sehingga memberi surplus keuantungan yang menjanjikan bagi manajemen rumah sakit. Secara spesifik, rekam medis elektronik tidak hanya mampu memberikan keuntungan secara intangible namun juga memberikan keuntungan nyata (tangible) berupa kemudahan dalam pengambilan keputusan, efisienasi sumber daya manusia, optimalisasi proses operasional, efisiensi pembiayaan dan memberikan ruang lebih luas untuk penyimpanan data dalam jangka waktu yang sangat panjang.

 

Langkah Awal Perancangan Sistem Rekam Medis Elektronik

Berdasarkan jurnal ilmiah The design of electronic medical records for patients of continuous care yang ditulis oleh Xiaolan He, dkk (2021) pada Journal of Infection and Public Health menyatakan bahwa fungsi utama dari sistem rekam medis elektronik meliputi fungsi penciptaan data rekam medis, fungsi data dasar, fungsi pemeliharaan, fungsi penulisan dan pencatatan rekam medis, fungsi pencatatan aktivitas, fungsi pengaturan sistem, dan fungsi pengolahan data rekam medis.

Berdasarkan pendapat tersebut kita bisa memberikan sedikit modifikasi, disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik alur kerja di fasilitas kesehatan yang akan dilakukan implementasi rekam medis elektronik tersebut. Kita asumsikan bahwa perancangan ini berlaku untuk integrasi dengan SIMRS. Berikut ini proses utama komponen subsistem rekam medis elektronik terintegrasi:

• Proses autentikasi pengguna (user) pada aplikasi rekam medis oleh pihak admin aplikasi atau pejabat yang berwenang, memberikan hak dan kewajiban kepada petugas rekam medis untuk mempergunakan sistem sesuai dengan prosedur. Pada proses ini dapat juga disertai dengan pernyataan legalitas dalam bentuk surat pernyataan ataupun perjanjian kontrak secara profesional dengan petugas rekam medis.
• Proses permulaan atau generalisasi kode rekam medis sebagai standar yang tidak bisa dimanipulasi. Penciptaan nomor rekam medis yang bersifat baku untuk menghindarkan dari terjadinya duplikasi, data yang tertukar, atau kekeliruan pada saat memberikan pelayanan kesehatan.
  
• Proses pendataan identitas, tujuan kedatangan pasien atau proses pasien masuk yang dibagi menjadi 2 (dua) tujuan utama yaitu pasien rawat inap dan pasien rawat jalan. Pada proses ini perlu diperhatikan juga mengenai validasi data yang ketat untuk menghindari terjadinya kesalahan pencatatan seperti duplikasi data, kesalahan penulisan istilah.
• Pembuatan data dasar yang meliputi ketersediaan referensi nama-nama dokter, kategori jenis poliklinik, informasi fasilitas ruang rawat, ketersediaan fasilitas sarana alat penunjang medis, referensi diagnosa ICD, referensi status kepesertaan dalam asuransi kesehatan  dan referensi lain yang juga bisa bersumber dari pihak eksternal rumah sakit.
• Proses pencatatan kondisi kesehatan pasien, pencatatan history pengobatan, informasi tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan, informasi durasi waktu pemberian pelayanan dan pencatatan lainnya yang memungkinkan membantu dalam proses analisis di masa depan.

Rekam Medis Elektronik Pada Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Rekam medis elektronik berbasis aplikasi dapat diintegrasikan dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) guna mempermudah koordinasi data dan mempercepat proses komunikasi antar bagian. Dalam proses ini, sistem yang dikembangkan harus tetap menjaga aspek kerahasiaan, keamanan dan kemudahan akses data informasi tersebut. Beberapa pengembang aplikasi biasanya menempatkan rekam medis sebagai satu subsistem atau modul terpisah yang suatu waktu dapat dilepas atau di satukan kembali. Hal ini tidak menyalahi aturan namun tentunya sangat tidak efektif apabila diterapkan pada sistem yang dikembangkan secara mandiri.

Penjelasan lebih lengkap mengenai sistem informasi manajemen rumah sakit sudah dibahas pada posting sebelumnya yang berjudul konsep dasar dan pengertian sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) atau bisa kunjungi tautan berikut ini https://bit.ly/39AwVG5. Berdasarkan penjelasan tersebut sudah jelas menyatakan bahwa rekam medis elektronik beserta komponen utama di dalamnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri agar dapat berfungsi dengan optimal. Integrasi itu sendiri merupakan penyatuan informasi baik yang dikelola terpisah atau bisa juga dilakukan pengelolaan bersama.

Berikut ini adalah bentuk implementasi pada proses integrasi antara rekam medis elektronik dengan sistem informasi manajmen rumah sakit (SIMRS):

1. Fitur pembacaan nomor NIK dan kartu peserta BPJS sekaligus dengan proses validasi status kepesertaan, validasi ketersediaan data pada kunjungan sebelumnya, catatan hasil pemeriksaan penunjang (laboratorium dan radiologi) dan informasi biaya pengobatan dengan bagian keuangan.
2. Fitur pelaporan indikator pelayanan berdasarkan periode waktu yang sekaligus disajikan bersebrangan (cross filter) dengan data jenis pelayanan yang diterima, metode pembayaran yang digunakan, pembiayaan, pemeriksaan penunjang dan penggunaan kamar inap.
3. Fitur assembling antara data rekam medis pasien secara personal atau secara kolektual dengan data diagnosa internal sehingga menghasilkan gambaran kecendrungan jenis penyakit yang diderita pada periode waktu tertentu. Pada fitur ini bisa juga dimanfaatkan untuk melakukan kontrol terhadap kesesuaian antara diagnosa penyakit dengan terapi yang diberikan oleh dokter.
   

Penutup

Dalam rangka meningkatkan efektifitas dan efisiensi pendataan rekam medis pasien untuk fasilitas kesehatan maka dibutuhkan integrasi antara komponen rekam medis elektronik dengan sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah manajemen dalam mengkoordinasikan data dan informasi yang ada menjadi proses yang lebih singkat tanpa perlu perulangan. Implementasi rekam medis elektronik bisa dilakukan pada aspek pendataan pasien pada saat pertama kali datang hingga aspek analisa yang menghasilkan informasin lanjutan secara kolektif untuk manajemen rumah sakit.

Sumber Pustaka:

• Huffman. 1999. Health Information Managment. Phisician Record Company Berwin Lilianis. USA
• Depkes RI Dirjen Pelayanan Medik. 2005. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi 1. Jakarta: Departemen Kesehatan. RI Direktorat Jendral Pelayanan Medik.
• Xiaolan He, Lei Cai, Shiju Huang, Xiaoju Ma, Xueling Zhou. 2021. The design of electronic medical records for patients of continuous care. Volume 14 Issue 1 . Journal of Infection and Public Health