Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan Perubahan Sistem Pada SIMRS

SOP Perubahan SIMRS adalah standar yang digunakan oleh Rumah Sakit untuk melakukan perubahan atau pembaharuan sistem pada aplikasi SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) yang digunakan. Dalam hal ini fasilitas pelayanan kesehatan diasumsikan sudah melakukan implementasi SIMRS dan menjalankan sebagian besar aktivitas operasionalnya tersebut. Oleh sebab itu, ketika terjadi perubahan sistem yang disebabkan karena adanya temuan kesalahan, perubahan kebijakan, atau juga karena perubahan alur operasional maka dibutuhkan sebuah standar yang digunakan sebagai pedoman untuk melakukan perubahan.

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam proses pengajuan perubahan sistem pada aplikasi SIMRS berguna untuk menetapkan langkah-langkah terbaik yang bisa dilakukan. Adanya SOP pengajuan perubahan dapat menjaga standar pelayanan yang berkualitas sehingga dalam proses ini tidak akan mengganggu keberlangsungan pelayanan kesehatan. Pedoman dan standar yang disusun diharapkan meningkatkan efisiensi waktu dan biaya yang harus dikeluarkan oleh rumah sakit setiap kali terjadinya perubahan.

Gambaran Umum Pengajuan Perubahan Sistem

Perubahan sistem pada SIMRS dapat dilakukan dalam skala minor dan mayor. Perubahan yang sifatnya minor hanya melibatkan sebagian kecil arsitektur sistem sehingga operasional SIMRS masih bisa berjalan. Sedangkan, perubahan yang bersifat mayor melibatkan lebih banyak arsitektur sehingga operasional dapat dihentikan sementara.

Perubahan pada sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) memungkinkan dapat dilakukan melalui pengajuan dari user yang disebabkan kebutuhan fungsional aplikasi terhadap proses kerja yang berlangsung pada masing-masing unit serta perubahan kebijakan. Perubahan sistem yang diajukan oleh pengguna dapat meningkatkan efektivitas fungsi aplikasi selama pengajuan perubahan relevan dengan tugas dan fungsinya.

Syarat-syarat Pengajuan Perubahan Sistem

Sebagai antisipasi perubahan sistem yang dilakukan tidak menyalahi tujuan dasar operasional SIMRS dan juga agar sistem yang diimplementasikan tetap memiliki integritas maka diperlukan syarat khusus dalam pengajuan perubahan sistem tersebut. Lebih jelas syarat-syarat pengajuan perubahan sistem pada aplikasi SIMRS dapat diuraikan sebagai berikut:

• Pengajuan perubahan sistem harus sesuai dengan gambaran kerja dan fungsionalitas sistem yang akan digunakan.
• Unit yang mengajukan merupakan unit yang pengguna aktif aplikasi sistem informasi rumah sakit (SIMRS) dan memiliki hak akses resmi pada aplikasi.
• Siklus perubahan tidak boleh kurang dari 6 (enam) bulan sejak perubahan terakhir diimplementasikan, kecuali untuk pengajuan perubahan sistem karena faktor kesalahan.
• Konsep perubahan sistem yang diajukan menerapkan teknologi yang sudah ada atau masih berlaku dan efektif digunakan.
• Perubahan sistem tidak menyalahi aturan dasar sistem, keamanan data dan kebijakan hukum yang berlaku pada saat pengajuan.

Tahap Pelaksanaan Pengajuan Perubahan Sistem

Dengan melakukan pengajuan secara resmi, unit terkait dapat menjembatani konsep yang direncanakan dengan dukungan resmi dari berbagai pihak terkait. Ini menciptakan kerangka kerja yang jelas dan dapat diukur untuk mendapatkan persetujuan, sumber daya, atau dukungan yang diperlukan. Melalui pendekatan ini, unit terkait menunjukkan profesionalisme dalam merencanakan dan mengelola perubahan atau proyek dengan memastikan bahwa setiap langkah diambil dengan landasan yang kuat dan sesuai dengan tujuan keseluruhan organisasi.

Tahap pelaksanaan pengajuan sistem dari mulai proses pengajuan awal, pengembangan dan pengujian hingga implementasi diuraikan sebagai berikut:

1. Unit terkait melakukan pengajuan secara resmi dengan konsep yang sudah dirancang secara mandiri maupun yang sudah ada dari sumber referensi lain.

Unit terkait melaksanakan proses pengajuan secara resmi kepada pengembang aplikasi SIMRS atau unit IT SIMRS dengan mendasarkan pada konsep yang telah dirancang secara mandiri atau yang diperoleh dari sumber referensi lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Proses ini mencakup penyusunan dokumen pengajuan yang komprehensif, yang mencerminkan pemahaman mendalam terhadap konsep yang diajukan. Baik itu merancang konsep baru secara independen atau mengadopsi konsep dari referensi, langkah-langkahnya termasuk pemilihan metode yang tepat, identifikasi kebutuhan sumber daya, dan penyusunan argumen yang mendukung keberhasilan implementasi konsep tersebut.

2. Pada saat perancangan konsep perubahan, unit terkait dapat melibatkan unit IT SIRS atau programer aplikasi SIMRS secara langsung sebagai referensi dasar sistem yang sudah berjalan.

Pada tahap perancangan konsep perubahan, unit terkait memiliki opsi untuk melibatkan unit IT SIRS atau programer aplikasi SIMRS secara langsung sebagai referensi dasar sistem yang sudah berjalan. Dengan terlibatnya unit IT atau programer aplikasi, tim perancang konsep dapat memperoleh wawasan yang mendalam terkait fungsionalitas dan arsitektur SIMRS yang telah ada. Keterlibatan ini memungkinkan tim untuk memahami secara detail bagaimana sistem SIMRS beroperasi, identifikasi kekuatan dan kelemahan yang perlu diperhitungkan dalam perancangan konsep perubahan. Selain itu, dapat terbentuk kolaborasi yang erat antara unit terkait dan unit IT, memastikan bahwa setiap perubahan yang direncanakan dapat diintegrasikan dengan baik dalam ekosistem SIMRS yang sudah ada.

3. Konsep perubahan diterima oleh Unit IT kemudian mempelajari konsep yang disusun tersebut guna dilakukan proses perancangan ulang pada sistem yang sudah ada.

Dengan menggunakan sistem yang telah berjalan sebagai referensi, tim perancang konsep dapat mengoptimalkan kesesuaian dan interoperabilitas antara perubahan yang diinginkan dan fungsionalitas SIMRS yang sudah mapan. Ini juga meminimalkan risiko inkompatibilitas atau gangguan pada sistem yang sedang berjalan. Dengan demikian, melibatkan unit IT atau programer aplikasi di tahap perancangan konsep merupakan langkah strategis untuk memastikan keberhasilan implementasi perubahan.

4. Unit IT yang mengembangkan SIMRS mulai melakukan pengembangan pada sistem dengan penulisan kode, rekonstruksi database dan migrasi.

Unit IT yang bertanggung jawab dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) memulai fase implementasi dengan melakukan serangkaian tindakan teknis yang mencakup penulisan kode, rekonstruksi database, dan migrasi data. Dalam tahap ini, para ahli IT berfokus pada penyusunan kode program yang membentuk inti dari SIMRS, memastikan bahwa setiap fungsi sistem dikodekan dengan baik sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang telah ditetapkan.

Selanjutnya, rekonstruksi database dilakukan untuk memastikan struktur basis data yang solid dan optimal sesuai dengan desain SIMRS. Proses ini melibatkan penyempurnaan model database, penyesuaian skema, dan penerapan indeks untuk meningkatkan efisiensi pencarian dan pemrosesan data.

5. Perubahan yang dilakukan harus melalui tahapan pengujian sistem hingga sesuai dengan konsep yang disepakati sebelum diimplementasikan.

Pengembangan SIMRS juga mencakup migrasi data, di mana data dari sistem yang sudah ada atau sistem yang lama dipindahkan ke dalam SIMRS yang baru. Hal ini memerlukan ketelitian tinggi agar data dapat dipindahkan tanpa kehilangan atau penyimpangan, memastikan kelangsungan informasi pasien dan rekam medis.

6. Proses implementasi dapat melibatkan unit lain yang terkena implikasi atas perubahan sistem tersebut.

Proses implementasi dapat melibatkan kerjasama erat dengan unit lain yang terkena implikasi atas perubahan sistem tersebut. Kolaborasi ini diperlukan untuk memastikan bahwa perubahan yang diterapkan di dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) tidak hanya memenuhi kebutuhan teknis, tetapi juga terintegrasi harmonis dengan kegiatan dan proses yang dilakukan oleh unit terkait.

Dalam proses implementasi, komunikasi yang efektif antara unit terkait menjadi krusial. Unit yang terkena implikasi dapat melibatkan stafnya dalam pelatihan atau orientasi terkait perubahan tersebut. Selain itu, pemahaman yang jelas tentang bagaimana perubahan akan memengaruhi rutinitas kerja dan tugas-tugas sehari-hari dapat membantu mengurangi resistensi atau ketidaknyamanan yang mungkin muncul.

Proses implementasi juga mencakup evaluasi dampak perubahan pada proses bisnis dan pemastian bahwa setiap unit terkait memiliki sumber daya yang cukup untuk mengelola perubahan tersebut. Dengan demikian, kolaborasi antarunit dalam proses implementasi bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang manajemen perubahan dan pemahaman terhadap implikasi operasional yang lebih luas. Ini membantu menciptakan lingkungan di mana seluruh organisasi dapat mendukung dan berhasil mengadopsi perubahan sistem dengan efektif.

Penutup

SOP Perubahan SIMRS adalah standar yang digunakan oleh Rumah Sakit untuk melakukan perubahan atau pembaharuan sistem pada aplikasi SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit) yang digunakan. Perubahan sistem pada SIMRS dapat dilakukan dalam skala minor dan mayor. Perubahan yang sifatnya minor hanya melibatkan sebagian kecil arsitektur sistem sehingga operasional SIMRS masih bisa berjalan. Sedangkan, perubahan yang bersifat mayor melibatkan lebih banyak arsitektur sehingga operasional dapat dihentikan sementara. Sebagai antisipasi perubahan sistem yang dilakukan tidak menyalahi tujuan dasar operasional SIMRS dan juga agar sistem yang diimplementasikan tetap memiliki integritas maka diperlukan syarat khusus dalam pengajuan perubahan sistem tersebut. Tahap pelaksanaan pengajuan sistem dimulai dari proses pengajuan awal, pengembangan dan pengujian hingga implementasi.